Plan ciągłości działania, znany również jako Business Continuity Plan (BCP), jest dokumentem strategicznym, który ma na celu zapewnienie kontynuacji kluczowych operacji i minimalizację zakłóceń w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń, takich jak awarie techniczne, katastrofy naturalne, cyberatak lub inne sytuacje kryzysowe. Plan ten obejmuje szereg środków i procedur mających na celu ochronę działalności firmy oraz minimalizację potencjalnych strat.

Kiedy warto wprowadzić plan ciągłości działania?

Plan ciągłości działania zwykle jest tworzony przez zespół odpowiedzialny za zarządzanie ryzykiem i bezpieczeństwem w organizacji. Może być opracowywany na różnych etapach istnienia firmy, w zależności od jej rozmiaru, rodzaju działalności i ryzyk z nią związanych. Najlepiej jest jednak tworzyć go już na wczesnym etapie funkcjonowania firmy lub w momencie wprowadzania nowych procesów, tak aby uwzględnić wszystkie aspekty działalności.

Co zawiera taki plan?

Plan ciągłości działania powinien zawierać:

1. Analizę ryzyka: Określa potencjalne zagrożenia, w tym identyfikuje najważniejsze czynniki ryzyka i ich wpływ na działalność firmy.
2. Priorytetyzowanie procesów: Określa kluczowe procesy i operacje, które muszą zostać utrzymane lub przywrócone w pierwszej kolejności.
3. Procedury awaryjne: Zawiera szczegółowe instrukcje dotyczące postępowania w przypadku wystąpienia różnych zagrożeń, takich jak plan ewakuacji, procedury przeciwdziałania cyberatakowi, awarii systemów informatycznych itp.
4. Plan odzyskiwania: Określa działania, które należy podjąć w celu przywrócenia normalnej działalności po wystąpieniu incydentu, w tym przywracanie systemów, odzyskiwanie danych i odbudowy infrastruktury.
5. Komunikacja: Określa kanały komunikacji i procedury informowania pracowników, klientów, dostawców oraz mediów w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej.

Oprócz wymienionych elementów, plan ciągłości działania może zawierać dodatkowe elementy, takie jak:

• Zarządzanie zasobami ludzkimi: Określa, jakie role i odpowiedzialności mają pracownicy w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej, jakie są procedury zgłaszania nieobecności i jakie działania podjąć w celu zapewnienia wystarczającej liczby pracowników w kluczowych obszarach.
• Zapewnienie dostępności infrastruktury: Obejmuje planowanie i zabezpieczanie infrastruktury fizycznej, takiej jak budynki, sprzęt, systemy zasilania awaryjnego, aby zapewnić ich ciągłą dostępność i minimalizować ryzyko awarii.
• Testowanie i szkolenia: Plan ciągłości działania powinien uwzględniać regularne testowanie procedur awaryjnych oraz szkolenia pracowników w celu zapewnienia skuteczności planu. Testy i szkolenia pomagają identyfikować ewentualne luki i możliwości doskonalenia planu.

Zastosowanie planu ciągłości działania w firmie

W praktyce, plan ciągłości działania może mieć różne zastosowania w firmie. Przede wszystkim, służy do minimalizowania przestojów w działalności i zapewnienia jak najkrótszego czasu reakcji w przypadku awarii czy sytuacji kryzysowych. Plan ten jest szczególnie istotny w branżach, gdzie czas przestoju może prowadzić do znacznych strat finansowych lub zagrożenia zdrowia i bezpieczeństwa ludzi.

Ponadto, plan ciągłości działania może być wymagany przez przepisy prawne lub regulacje branżowe, które określają minimalne standardy bezpieczeństwa i kontynuacji działalności dla określonych sektorów. Organizacje podlegające takim regulacjom są zobowiązane do tworzenia i utrzymywania planu ciągłości działania w celu spełnienia tych wymogów.

Wreszcie, plan ciągłości działania może służyć również jako narzędzie budowania zaufania klientów i partnerów biznesowych. Demonstruje, że firma jest przygotowana na działanie w sytuacjach kryzysowych, potrafi minimalizować ryzyko i zapewnić kontynuację kluczowych usług czy dostaw. Może to wpływać pozytywnie na wizerunek firmy i przysparzać nowych możliwości biznesowych.

Czym jest system zarządzania ciągłością działania

System zarządzania ciągłością działania (Business Continuity Management System – BCMS) to kompleksowy framework, który obejmuje procesy, procedury i zasoby niezbędne do zarządzania ciągłością działania w organizacji. BCMS pomaga w tworzeniu, wdrażaniu, monitorowaniu i doskonaleniu planu ciągłości działania.

Plan ciągłości działania znajduje zastosowanie w firmach o różnym charakterze i rozmiarze. Może być stosowany w każdej organizacji, która dąży do minimalizacji ryzyka przestojów w działalności, strat finansowych oraz zachowania zaufania klientów i partnerów biznesowych. Firmy z sektorów takich jak finanse, telekomunikacja, usługi medyczne, energetyka, a także instytucje rządowe często mają obowiązek posiadania i regularnej aktualizacji planu ciągłości działania.