Ryczałt ewidencjonowany uchodzi za niezwykle prostą i korzystną formę opodatkowania przedsiębiorców. Czy oznacza jednak, że osoba prowadząca działalność zwolniona jest z obowiązku wystawiania faktur?

Kim jest ryczałtowiec?

Ryczałtowcem nazywamy potocznie przedsiębiorcę, który zakładając swoją działalność gospodarczą, zdecydował się na formę opodatkowania ryczałtem ewidencjonowanym. Opcja ta wyróżnia się uproszczoną księgowością i dostępna jest wyłącznie dla osób fizycznych lub spółek cywilnych osób fizycznych uzyskujących przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej, który nie przekracza rocznie 250 000 euro.

Podstawę opodatkowania dla ryczałtowca stanowi przychód niepomniejszany o koszty jego uzyskania. Ryczałt opłaca się miesięcznie (do 20. dnia następnego miesiąca) lub w niektórych przypadkach kwartalnie. Jego stawki procentowe różnią się w zależności od rodzaju wykonywanej działalności.

Ryczałt ewidencjonowany – jak prowadzić księgowość?

Ewidencja przychodów przez ryczałtowca powinna odbywać się zgodnie z przepisami ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Dopuszczalna jest papierowa ewidencja przychodów, której wzór znajduje się we wspomnianym rozporządzeniu oraz ewidencja elektroniczna. W przypadku tej drugiej przedsiębiorca musi przygotować się na konieczność generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego na żądanie urzędu skarbowego. Jeżeli ryczałtowiec chce zlecić swoją księgowość zewnętrznemu biurowi rachunkowemu, zawarcie takiej umowy musi w ciągu siedmiu dni zgłosić do swojego urzędu skarbowego.

Ryczałt ewidencjonowany – kiedy masz obowiązek wystawiać faktury?

Zasady dotyczące wystawiania faktur, które dotyczą osób rozliczających się poprzez ryczał ewidencjonowany, są takie same jak w przypadku pozostałych form opodatkowania. Jeżeli ryczałtowiec świadczy usługę lub dokonuje sprzedaży, musi udokumentować ją fakturą VAT, fakturą bez VAT lub rachunkiem. Rodzaj dokumentu zależy od tego, czy sam przedsiębiorca ma obowiązek uiszczania podatku VAT oraz tego, kim jest jego klient. Zgodnie z polskim prawem ryczałtowiec musi wystawiać:

• Faktury VAT – gdy sam jest czynnym podatnikiem VAT i świadczy usługi na rzecz innego podatnika VAT lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem VAT;
• Faktury bez VAT – gdy sam nie jest czynnym podatnikiem VAT, ale świadczy usługi na rzecz podmiotu będącego podatnikiem VAT;
• Rachunki – gdy sam nie jest podatnikiem VAT i świadczy usługi na rzecz osób również niebędących podatnikami VAT.

Szczególnym rodzajem faktury, o którym warto tutaj wspomnieć jest faktura RR. Służy ona potwierdzeniu sprzedaży produktów rolnych przez rolników ryczałtowych zwolnionych z VAT. Obowiązek jej sporządzenia i wystawienia leży po stronie nabywcy towaru.

Jak poprawnie wystawić fakturę?

Faktura powinna zawierać datę, numer porządkowy, dane usługodawcy i usługobiorcy oraz ich adres, a także numer identyfikacyjny usługodawcy. Nie można pominąć oczywiście nazwy towaru lub usługi, jego wartości i kwoty ewentualnego rabatu czy obniżki ceny oraz kwoty ogółem do zapłaty. Ponadto faktura VAT musi posiadać:

• Numer identyfikacyjny usługodawcy;
• Stawkę podatku VAT;
• Kwotę podatku VAT obliczoną na podstawie sumy wartości sprzedaży netto.

W przypadku wystawiania faktury bez VAT ryczałtowiec musi zamieścić na niej wyjaśnienie, na jakiej podstawie zwolniony jest z tego podatku. W tym celu podaje się konkretny przepis ustawy, aktu prawa UE lub innego aktu.

Sięgnij po wygodę wystawiania faktur online

Konieczność wystawiania faktur to biznesowa codzienność. Choć jest to bardzo powtarzalna czynność, musimy poświęcić jej sporo skupienia, by nie pomylić się w danych i liczbach. Jak w wielu innych sferach życia, wykonywanie tej czynności może nam ułatwić i uprzyjemnić komputer. Przedsiębiorcy, który chcieliby, by wystawianie faktur zajmowało im tylko kilka sekund, mogą sięgnąć po Melpe – innowacyjne narzędzie dla prowadzących działalność gospodarczą.

Jakie zalety posiada ten program do faktur online? Z Melpe możemy wygenerować fakturę na dowolnym urządzeniu i wysłać ją do klienta bez konieczności pobierania. Program powiadomi nas także o statusie doręczenia wiadomości i pomoże przypominać kontrahentom o nieopłaconych fakturach. Jeśli konieczna będzie edycja dokumentu, Melpe zapamięta historię zapytań oraz zmian wprowadzonych do faktury i pozwoli z łatwością odnaleźć ich źródło.