Archiwizacja dokumentów kadrowych
Dokumentacja kadrowa, jako jedna z najważniejszych w każdym przedsiębiorstwie powinna być odpowiednio przechowywana z uwzględnieniem wszelkich przepisów polskiego prawa archiwalnego. Po wprowadzeniu stosownych zmian, polegających na dodatkowych zapisach w kodeksie pracy (art. 94 i 281) faktem jest iż „przechowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem zagrożone jest karą grzywny”. Warto więc odpowiednio chronić dokumentację kadrową, aby uniknąć wielu niepotrzebnych nieprzyjemności…
Dokumenty z działu kadr powinny być chronione w taki sposób, aby nie dostały się w ręce osób niepowołanych. Ponadto całość musi być właściwie ewidencjonowana i uporządkowana w firmowym archiwum (najlepiej chronologicznie). Bardzo ważna jest również dbałość o odpowiednie zabezpieczenia (np. przeciwpożarowe). W tym wypadku zalecane jest gromadzenie takich dokumentów w specjalnie stworzonych do tego celu metalowych szafach, które gwarantują wysoką odporność na ogień oraz inne niekorzystne czynniki zewnętrzne.
Kolejnym ważnym aspektem w kwestii przechowywania dokumentów kadrowych jest jeszcze ich dalsza archiwizacja po zakończeniu stosunku pracy z danym pracownikiem. Okres ten według polskiego prawa archiwalnego trwa bowiem od pięciu do pięćdziesięciu lat (w zależności od rodzaju dokumentu). Niektóre akta pracownicze składane są w specjalnych archiwach zakładowych, które nazywane są również składnicami akt. Znajdują się tam tzw. akta spraw ostatecznie załatwionych. Są one przekazywane do składnic po upływie roku od zakończenia stosunku pracy każdego pracownika.
Dokumentacja pracownicza dotyczy przede wszystkim okresów zatrudnienia na umowach o pracę, listy płac, a także danych osobowych pracowników. W ostatnich latach, w celu ułatwienia archiwizacji tych dokumentów wprowadzone zostały nowoczesne, elektroniczne archiwa danych kadrowych. W dużej mierze przyczyniają się one usprawnienia funkcjonowania wielu przedsiębiorstw – szczególnie średnich i dużych.